ARTICOLAZIONE E STRUTTURA DEGLI UFFICI DEL FONDO

L’assetto organizzativo di Fondo Conoscenza è basato su criteri di efficienza ed efficacia gestionale. Possono essere affidate in outsourcing tutte quelle attività in relazione alle quali il Fondo realizza una riduzione dei rischi, dei costi diretti, delle spese d’investimento e una maggiore flessibilità del personale.

Il Fondo può altresì promuovere un “Contratto di rete” ai sensi della Legge n. 122 del 30 luglio 2010.
Si tratta di una struttura operativa centralizzata attraverso la quale Fondo Conoscenza garantisce il presidio complessivo delle attività di gestione, monitoraggio e controllo secondo criteri di efficacia, efficienza, economicità e trasparenza.

Il Fondo definisce e gestisce in maniera centralizzata:

    • gli indirizzi e la programmazione generale;
    • le strategie in termini di promozione e marketing;
    • i criteri che consentono alle aziende di accedere ai finanziamenti;
    • l’approvazione dei Piani Formativi;
    • il coordinamento, la vigilanza e il controllo;
    • le strategie finanziarie e la gestione amministrativa;
    • l’assistenza tecnica alle aziende e agli organismi accreditati durante la fase di presentazione, attuazione e rendicontazione dei Piani Formativi;
    • le altre azioni di sistema di interesse comune;
    • l’erogazione dei finanziamenti;
    • la stipula dei contratti di lavoro;
    • il monitoraggio quali-quantitativo.

Il Fondo si avvale di validi strumenti informatici per snellire tutte le procedure interne e della rete internet per tutta una serie di adempimenti amministrativi come quelli relativi:

    • alla procedura per l’accreditamento dei Fornitori ed alla tenuta del relativo Albo;
    • alla procedura per l’accreditamento dei Soggetti Proponenti e Attuatori ed alla tenuta del relativo Albo;
    • alla procedura per l’accreditamento dei Revisori Legali ed alla tenuta del relativo Elenco;
    • alla procedura per l’accreditamento degli Esperti per le verifiche in itinere ed ex post ed alla tenuta del relativo Elenco;
    • alla pubblicazione degli Avvisi;
    • alla predisposizione e alla presentazione dei singoli Piani Formativi;
    • alla verifica in tempo reale dello stato di avanzamento dei Piani Formativi presentati (monitoraggio in itinere);
    • alla certificazione degli esiti delle attività formative;
    • alle procedure legate alla rendicontazione dei Piani Formativi;
    • alla gestione delle procedure di affidamento.

La struttura organizzativa di Fondo Conoscenza, in particolare, si compone delle aree di seguito descritte:

Direttore Generale
Il Direttore Generale è l’organo tecnico-gestionale del Fondo; il suo incarico ha durata triennale e può essere rinnovato con le medesime modalità di nomina.

Il Direttore Generale:

    • dà esecuzione alle deliberazioni assunte dagli Organi sociali del Fondo e svolge tutti i compiti e le funzioni che gli vengono assegnati dal Consiglio di Amministrazione;
    • ha la responsabilità della gestione amministrativa, contabile e operativa della struttura del Fondo e risponde al Consiglio di Amministrazione e, per esso, al Presidente e al Vice Presidente;
    • nel rispetto delle disposizioni di legge, dello Statuto e del presente Regolamento, attua le direttive impartitegli dal Consiglio di Amministrazione e allo stesso Consiglio, con il supporto dei responsabili delle singole aree, propone i programmi di lavoro e le deliberazioni da assumere per esercitare il controllo sulle attività del Fondo;
    • redige il bilancio preventivo e consuntivo del Fondo e trasmette al Consiglio di Amministrazione, con cadenza trimestrale, un rapporto sull’andamento delle attività del Fondo;
    • sottopone all’approvazione del Consiglio di Amministrazione la regolamentazione delle procedure riguardanti valutazione, approvazione, tempi, erogazione del finanziamento, rendiconto e monitoraggio, restituzione delle risorse da parte dei soggetti interessati in caso di mancato utilizzo delle stesse.
    • intrattiene i rapporti e partecipa ai tavoli tecnici con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con l’INPS e con le funzioni omologhe degli altri Fondi interprofessionali, relativamente a questioni amministrative, operative e gestionali.

Segreteria Tecnica Organizzativa e Customer Care
Assiste e supporta l’Area Direzione e Coordinamento nello svolgimento delle sue funzioni.

La segreteria tecnica organizzativa svolge inoltre le seguenti attività:

a) Gestione della e-mail di segreteria,
b) Gestione della corrispondenza con Enti e aziende accreditate,
c) Gestione del protocollo e dell’archivio generale,
d) Gestione delle convocazioni e delle riunioni del CDA, OIV,e Collegio Sindacale,
e) Gestione delle relazioni di front-office con Enti e aziende accreditate.

Area Gare e Affari Legali
Assiste e supporta l’Area Direzione e Coordinamento nell’espletamento di procedure di gara e/o di affidamento.
Si occupa, inoltre, di tutte le attività e gli adempimenti legali del Fondo.

Supporto alla Direzione e Aree Tecnico Funzionali
Assiste e supporta l’Area Direzione e le Aree Tecnico Funzionali nello svolgimento delle sue funzioni, in particolare:

a) Collabora nella gestione dell’Albo fornitori istituito dal Fondo e nell’analisi delle richieste di iscrizione pervenute;
b) Collabora nella redazione degli Avvisi emanati dal Fondo;
c) Collabora nella predisposizione ed aggiornamento delle procedure operative del Fondo;
d) Collabora con l’Area Gare e Affari Legali del Fondo, per tutti gli atti di natura giuridica, relativi alle procedure di affidamento ed ai singoli Piani/Progetti formativi, candidati ed approvati.

Area Monitoraggio e Controllo
Esegue controlli tendenti a monitorare l’effettivo svolgimento della formazione effettuati sulla base delle specifiche prescrizioni ministeriali in materia di requisiti, caratteristiche e obiettivi del sistema di monitoraggio.
L’Area, in particolare, si occupa dell’acquisizione e dell’elaborazione dei dati sulla base di macro-indicatori aggregati di prima fase (fisici, finanziari e procedurali) e micro-indicatori di seconda fase afferenti ai singoli Piani/Progetti Formativi (caratteristiche, lavoratori coinvolti, aziende interessate, tempistiche, costi) e della trasmissione dei dati richiesti dal Ministero del Lavoro e Delle Politiche Sociali.
L’area si occupa inoltre della gestione e coordinamento delle attività ispettive in itinere ed ex-post nel rispetto di quanto deliberato dal Consiglio di Amministrazione del Fondo, avvalendosi, eventualmente, anche di società esterne incaricate dal Fondo.

Area Comunicazione
L’Area Comunicazione ha il compito di curare e supportare le relazioni esterne verso tutti gli interlocutori e di provvedere a tutti gli aspetti legati alla comunicazione, alla promozione, alla gestione dei social, del marketing alla diffusione delle azioni del Fondo con la finalità di rendere noti gli strumenti proposti dal Fondo, nonché di sviluppare la rete di Fondo Conoscenza sul territorio Nazionale.
L’Area si occupa, inoltre, di elaborare e programmare attività di marketing strategico, oltre a redigere testi istituzionali finalizzati alla divulgazione interna ed esterna; si occupa inoltre di alimentare il sito web e i social del Fondo mediante l’ideazione e la produzione di pubblicazioni specifiche.
Il responsabile dell’Area, in raccordo con la Segreteria Tecnica Organizzativa, si occupa della progettazione e realizzazione di eventi istituzionali e promozionali del Fondo.

Area Rendicontazione
L’Area Rendicontazione, avuto riguardo per gli indirizzi e le disposizioni del Consiglio di Amministrazione, in collaborazione con il Direttore, provvede a garantire l’assolvimento di tutte le incombenze legate alle attività di rendicontazione, così come previsto dalle disposizioni ministeriali, e predispone le relazioni amministrative periodiche.
Il Responsabile dell’Area si occupa di fornire assistenza tecnica e operativa a enti e aziende aderenti, relativamente all’attività di rendicontazione delle attività formative degli stessi.

Area Informatica
Ha il compito di presiedere le attività informatiche strettamente connesse alle attività del Fondo.
Il responsabile dell’Area, in conformità alle indicazioni provenienti dal Consiglio di Amministrazione e in collaborazione con il Direttore, si occupa degli adempimenti relativi alla progettazione e all’implementazione del sistema informativo per la gestione e il controllo dei dati coordinando le attività informatiche e di sviluppo esternalizzate a fornitori esterni.
Il responsabile provvede alla valutazione e alla verifica della dotazione hardware e software della struttura informatica, garantendo la costituzione, la tenuta e l’aggiornamento delle banche dati ai fini del monitoraggio, nel rispetto delle disposizioni ministeriali specificamente vigenti.
Il responsabile d’Area cura la funzionalità, la manutenzione e l’aggiornamento del sito web ed è responsabile del corretto invio dei dati di monitoraggio al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Il responsabile d’Area si occupa, infine, della gestione del data base del Fondo, curandone gli aggiornamenti e l’interfaccia con il sistema informatico dell’INPS, con il Sito del Fondo e con le piattaforme informatiche.

Area Formazione
L’Area Formazione si occupa della predispone della documentazione connessa agli Avvisi pubblicati dal Fondo oltre a gestire le istruttorie preliminari per l’approvazione dei Piani Formativi.
Il Responsabile d’Area si occupa di supportare la direzione nella redazione della relazione trimestrale per la parte in cui si fa riferimento all’andamento dei Piani Formativi e alle relative risorse impegnate.

Area Assistenza Tecnica Aziende ed Enti
l’Area si occupa di assistere gli utenti della piattaforma informatica nella compilazione e nella presentazione dei Piani Formativi relativamente agli aspetti tecnici, operativi e formativi, fornendo assistenza ai presentatori dei Piani Formativi anche successivamente all’approvazione del finanziamento ad opera del Consiglio di Amministrazione.
Si occupa, inoltre, di fornire assistenza tecnica, a Enti e Aziende, nella rendicontazione dei Piani Formativi realizzati.
Il Responsabile d’Area si occupa di verificare che i Piani Formativi ammessi a finanziamento siano regolari.
L’Area fornisce inoltre la prima assistenza agli organismi che intendono accreditarsi a Fondo Conoscenza.

Nucleo di valutazione
Il Nucleo di valutazione è nominato dal Consiglio di Amministrazione del Fondo e si riunisce, di norma, almeno una volta al mese.
Il Nucleo di valutazione prende in esame le istanze di finanziamento presentate e richiede eventuali integrazioni alla documentazione presentata.
Per supportare le procedure di valutazione il Fondo può avvalersi di esperti o di strutture di assistenza tecnica.

Area Amministrazione Contabilità e Bilancio
L’area Amministrazione Contabilità e Bilancio si occupa dell’implementazione del budget e bilancio consuntivo in supporto alla Direzione e tenuta dei relativi rapporti con commercialista, consulente del lavoro e con il Collegio Sindacale; si occupa inoltre della gestione amministrativa dei contratti stipulati dal Fondo con particolare riguardo a scadenze e obblighi del Fondo stesso e dei fornitori.
Il Responsabile d’area assolve a tutti gli adempimenti di tipo amministrativo, contabile, finanziario anche ai fini della redazione del bilancio.

Organigramma Fondo Conoscenza 2024